Kako se pripremiti za dvojno knjigovodstvo?

Ovaj tekst je pripremljen u saradnji sa Stomatološkom komorom Srbije i u formi dopisa poslat je članstvu Komore 02.11.2018. godine

Poštovani članovi,

Želimo da Vam usmerimo pažnju i damo set preporuka u vezi bitnih zakonskih promena, koje će od 1.1.2019. godine stupiti na snagu i koje će imati uticaj prvenstveno na sve privatne stomatologe, koji vode poslovne knjige (tzv. knjigaši).

Dobro planiranje poslovanja i poznavanje zakonskih obaveza su ključni elementi poslovnog uspeha, pa nam je zato namera da Vas pravovremeno obavestimo o pripremnim radnjama koje savetujemo da obavite u 2018. godini; o novim procedurama koje knjigaši treba da počnu da primenjuju u 2019. i o obavezama koje treba ispuniti u prvom kvartalu 2020.

U decembru 2017. godine usvojene su brojne izmene Zakona o porezu na dohodak građana, koji je ključni Zakon za regulisanje poreskih i drugih obaveza preduzetnika. Ključna izmena Zakona se odnosi na ukidanje sistema prostog knjigovodstva, i uspostavljanje obaveze vođenja poslovnih knjiga u sistemu dvojnog knjigovodstva, od 1. januara 2019. godine.

Usled ovih promena, privatne stomatološke ordinacije koje vode poslovne knjige i poliklinike, moraće svoju poslovnu i knjigovodstvenu praksu da usaglase sa Zakonom o računovodstvu (“Sl. glasnik RS”, br. 62/2013 i 30/2018) i Pravilnikom o načinu priznavanja, vrednovanja, prezentacije i obelodanjivanja pozicija u pojedinačnim finansijskim izveštajima mikro i drugih pravnih lica (“Službenom glasniku RS”, br. 118/2013 i 95/2014).

Novonastala situacija će imati brojne praktične implikacije na proces rada, procedure i načine vođenja internih evidencija i poslovne dokumentacije, obaveze finansijskog izveštavanja; i na način i obim saradnje sa Vašim knjigovođama.

Pripremna faza

Da bi proces vođenja poslovnih knjiga po sistemu dvojnog knjigovodstva mogao neometano da započne u pomenutom roku, potrebno je ispuniti prethodne uslove. Knjigovođe sa kojima sarađujete, moraće da formiraju početna stanja – presek finansija i evidencija od koga će se krenuti sa knjiženjem po novom sistemu.

Formiranje početnog stanja podrazumeva da se izvrši popis: osnovnih sredstava, obrtnih sredstava (materijala), potraživanja od kupaca, obaveza prema dobavljačima, novčanih sredstava na tekućim dinarskim i deviznim računima, prikupljenih gotovinskih računa; sa stanjem 31.12. 2018. godine. Temeljna priprema i realizacija pomenutih radnji, omogućiće Vam lakše prilagođavanje obavezama koje nastupaju naredne 2019.

Za osnovna i obrtna sredstva, potrebno je formirati odvojene spiskove (tabele) u kojima će redom biti navedeni sledeći podaci: vrsta, količina, jedinična vrednost i ukupna vrednost.

Potraživanja od kupaca ćete sami utvrditi, na osnovu svojih evidencija i ona se odnose na usluge koje nisu plaćene do kraja ili na naplatu preko administrativnih zabrana.

Da biste utvrdili tačno stanje svojih obaveza prema dobavljačima, najbolji način je da se od dobavljača zatraže izvodi otvorenih stavki (IOS).

Stanje novčanih sredstava utvrđuje se na osnovu poslednjih izvoda svih tekućih računa na dan 31.12. 2018.

Evidencija gotovinskih računa izdatih u 2018. godini (gorivo, reprezentacija), se odnosi samo na one račune, po osnovu kojih potencijalno planirate da podignete sredstva sa tekućeg računa u 2019. godini. Preporuka je svakako da novac koji se odnosi na gotovinske račune iz 2018. podignete do kraja 2018. i da ih ne prenosite u novu godinu.

Posavetujte se sa svojim knjigovođama i o statusu i načinu rešavanja pitanja pozajmica osnivača.

Nove obaveze tokom 2019. godine

Vođenje poslovnih knjiga po sistemu dvojnog knjigovodstva, podrazumeva knjiženje svi poslovnih promena koje imaju uticaja na promene imovine po količini, vrednosti, vrsti i izvorima. Sve poslovne promene moraju imati prateće dokumente, pošto se sve knjigovodstvene radnje sprovode na bazi knjigovodstvenih dokumenata. Poslovne promene koje su se desile, a nemaju prateće dokumente o njihovom nastanku i uticaju na poslovanje, ne mogu biti proknjižene, što je osnovni razlog zašto se preporučuje da se, počevši od nove godine uspostave ažurne evidencije dokumentacije koja se koristi za knjiženje i kasnije finansijsko izveštavanje (npr. ulazne i izlazne fakture i gotovinski računi).

Preporučujemo Vam da od 1.1.2019. godine uspostavite dve bitne evidencije – knjigu primljnih računa (KPR) i knjigu izdatih računa (KIR). Ovo su osnovne evidencije, koje će Vama i Vašim knjigovođama znatno olakšati posao. KPR omogućava da se prate svi računi koje ste primili i ova evidencija će biti posebno bitna, jer većina Vas dobija veliki broj računa za nabavku opreme, materijala ili za plaćanje režijskih troškova. KIR predstavlja evidenciju računa koje vi izdajete, i posebno je bitna ukoliko Vi izdajete formalne fakture (npr. naplaćujete usluge od sindikata ili drugih firmi).

Ostale evidencije koje preporučujemo da se vode u kontinuitetu tokom godine su evidencija pazara i knjiga primljenih gotovisnih računa (posebno evidentiranje računa za gorivo, restorane, putarine, kupovine u marketima). Forma ovih evidencija nije specijalno propisana po vrsti i sadržini, pa u praksi to može da bude i običan fajl ili sveska u kojoj se evidentiraju ovakvi računi, uz prateći registar u kome se fizički čuvaju računi.

Vođenje poslovnih knjiga po sistemu dvojnog knjigovodstva podrazumeva i poštovanje rokova koje nameću Zakon i Pravilnik.

Naime, obaveza preduzetnika je da dokumenta dostavlja knjigovođi u roku od 3 dana od dana nastanka dokumenta ili 3 dana od dana prijema dokumenta – ključni razlog za vođenje KPR i KIR. Kada knjigovđe prime Vaša dokumenta, imaju obavezu da ih knjiže u roku od pet dana od prijema. Obaveza poštovanja ovih rokova podrazumeva disciplinovan i ažuran pristup u vođenju evidencija i komunikaciji sa knjigovodjama.

Planiranje za 2020. godinu

Treba imati u vidu, da iako od 1. januara 2019. kreće obaveza vođenja poslovnih knjiga po sistemu dvojnog knjigovodstva, neke od najbitnijih implikacija nastaju tek krajem 2019. i u prvom kvartalu 2020. godine.

Naime, bitna zakonska obaveza za svakog ko vodi dvojno knjigovodstvo je obaveza da se podnose i registruju finansijski izveštaji, koji nastaju kao rezultat ažurnog vođenja poslovnih knjiga.

Svaki preduzetnik koji vodi poslovne knjige, će do 28. februara 2020. morati da podnese i registruje set finansijskih izveštaja, na način kako to danas rade privredna društva. To znači da će izrada, potpisivanje i podnošenje bilansa uspeha, bilansa stanja, statističkog bilansa i poreskog bilansa biti dodata na do sada postojeću obavezu podnošenja poreske prijave PPDG1-S.

Dakle, u prvom kvartalu 2019. svi preduzetnici koji vode poslovne knjige, biće u obavezi da podnesu samo poresku prijavu PPDG1-S i poreski bilans za 2018. godinu, sa rokom 15. april 2019.; a puna obaveza podnošenja svih gorenavedenih izveštaja nastupa tek 2020. godine i odnosi se na period od 1.1.2019. do 31.12.2019.

Bilans stanja, bilans uspeha i statistički aneks obavezno se podnose u elektronskoj formi Agenciji za privredne registre. Ovo je bitna informacije, jer svaki preduzetnik je u obavezi da samostalno potpiše svoje finansijske izveštaje kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, što znači da će svaki preduzetnik koji vodi knjige po sistemu dvojnog knjigovodstva biti u obavezi da pribavi elektronski sertifikat od nekog od 4 sertifikaciona tela u Srbiji. Proceduru potpisivanja finansijskih izveštaja ne mogu da realizuju knjigovođe sa svojim sertifikatima, tako da treba da budete upoznati sa obavezom da pravovremeno pribavite sertifikate.

Sertifikaciono telo koje u ovom trenutku ima najbolje postavljen sistem izdavanja i čije tehnološko rešenje radi odlično jeste Privredna komora Srbije. Kvalitetno rešenje nudi i Halcom, dok elektronski sertifikati Pošte Srbije i Ministarstva unutrašnjih poslova imaju manjkavosti.

Zaključak

Zbog mogućnosti da se optimizuju troškovi poreskih davanja, koje donosi poreski režim preduzetnika knjigaša u sistemu lične zarade, veliki broj osnivača stomatološki ordinacija se u prethodnim godinama opredelio upravo za taj poreski režim. Te uštede opstaju, ali ukidanje prostog knjigovodstva, uticaće na promenu poslovnih procesa i nastanak novih obaveza.

Pretežan broj osnivača u privatnom zdravstvu, koji su se ranijih godina odlučili da počnu da vode poslovne knjige, najverovatnije će ostati u tom sistemu, i u toj opciji, savetujemo detaljnu i pravovremenu pripremu i planiranje, shodno preporukama koje smo dali.

Međutim, postoji i druga opcija, koju može da razmotri veliki broj preduzetnika koji za nju ispunjava uslove – povratak u paušalni sistem oporezivanja.

Uslov da preduzetnici knjigaši realizuju ovu opciju, jeste obim prihoda manji od 6 miliona dinara na godišnjem nivou. Vremenski rok za izjašnjavanje i pokretanje procedure za povratak u paušal je 30. novembar 2018.